Online Kollaborationen – So klappt die Kommunikation!

Strukturierte Zusammenarbeit und Kommunikation im Team ist einer der größten Erfolgsfaktoren für gelungene Projekte. Die digitale Kommunikation macht den Austausch zusätzlich nahezu ortsunabhängig. Tools und Techniken für Online Kollaboration gibt es für fast alle möglichen Bedürfnisse und Szenarien. Doch wie lässt sich die Online Kollaboration sinnvoll in den Kommunikationsalltag integrieren?

Mittlerweile sind die vielen Tools aus dem Arbeitsalltag im Büro nicht mehr wegzudenken. Programme für Screen Sharing, Webinare, Videokonferenzen oder schlicht Onlinetelefonie sind schnell bereitgestellt, die grundlegengen Funktionen leicht zu vermitteln. Das National Bureau of Economic Research fand sogar heraus, dass sich die durchschnittliche Länge der Meetings im Laufe der letzten 1.5 Jahre durch Onlinemöglichkeiten sogar verkürzt hat und die Menschen damit weniger Zeit in Meetings verbracht haben. Es findet ein Umdenken in Sachen Meeting Kultur statt. 

Aber auch wenn die Nutzung dieser Tools rasant angestiegen ist, es werden auch kritische Stimmen laut. Durch vermehrte Remote-Arbeit fallen soziale Kommunikationsmöglichkeiten oft weg: der spontane Gang in das Büro der Kolleg:in, ein kurzer Plausch in der Kaffeeküche oder das gemeinsame Mittagessen in der Kantine – all das lässt sich virtuell nur schwer ersetzen. Der zwischenmenschliche und informelle Austausch bleibt auf der Strecke. Es wird mehr per Mail kommuniziert und durch die erhöhte Mailkommunikation besteht die Gefahr, dass einzelne Mails “hinten runter fallen”. Häufig sind auch Zuständigkeiten nicht klar definiert und machen Onlinemeetings damit unnötig kompliziert. Wie also mit dieser, durchaus berechtigten, Kritik umgehen?

In einer Studie fand das Unternehmen Staufen heraus, dass für die Lösung dieser Probleme vor allem die Führungskräfte gefragt sind. Sie sind verantwortlich für Kultur- und Wertewandel in ihren Unternehmen und damit auch für das passende Mindset im Bereich Online Kollaboration. Erfolgsfaktoren können Schulungen im Umgang mit den Programmen sein, klare Kommunikationsregeln oder auch regelmäßige persönliche Workshops, damit man sich nicht aus den Augen verliert. Gemeinsame Online-Teamrunden oder Mittagspausen können den sonst eher unpersönlichen Remotealltag um eine soziale Komponente ergänzen. 

Wichtig ist hier vor allem die richtige Mischung aus realen Begegnungen und Onlinezusammenarbeit. Wie diese Mischung aussieht ist sehr individuell und das soll sie auch sein: Abgestimmt auf die Bedürfnisse und Ansprüche von Mitarbeiter:innen und Kund:innen.

 Schließlich ist eine gute Meeting Kultur etwas, das unabhängig von realen oder digitalen Treffen entwickelt und gelebt werden sollte. Hier sind erneut die Führungskräfte gefordert, Werte und Standards für die Meeting Kultur in ihrem Unternehmen zu definieren und zu etablieren. Mit klaren “Spielregeln” sind Meetings jeder Art qualitativ hochwertig, ohne quantitativ überhand zu nehmen – und das online wie offline! 

Wir haben selbst jahrelange Erfahrung in der Remote-Zusammenarbeit. Wir begleiten dich beim digitalen Wandel und stellen dir dafür dieses Wissen zur Verfügung. Gemeinsam integrieren wir die richtigen Tools, entwickeln Kommunikationsprozesse und – strategien und schulen im Umgang mit Kollaborationsprogrammen.

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